Аутстаффинг в ИТ: когда и зачем бизнесу нужны временные сотрудники

Аутстаффинг IT-специалистов — крайне востребованная услуга на российском рынке. Основная причина этому — нехватка персонала. В статье рассказываем, зачем он нужен и какие проблемы решает.

Что такое аутстаффинг

Допустим, банк придумал новую услугу для пользователей — финансовое приложение для подростков. Чтобы запуститься, нужно провести исследование, разработать бизнес-модель, нарисовать дизайн, написать тексты, сделать программную часть. Но человеческих ресурсов под задачу нет. Нужные специалисты и так завалены своими проектами. Чтобы не тратить время на поиск новых сотрудников, банк обращается в специальное агентство и нанимает временную команду. За зарплату, найм, налоги и другие hr-процессы отвечает агентство. Это называется аутстаффинг.

Простыми словами аутстаффинг — это когда компания «выкупает» время специалистов у сторонней организации под реализацию проектов или задач. 

Как работает аутстаффинг

Чаще всего это полноценная работа на одном проекте у одного бизнеса. Может быть и частичная занятость, но тогда сотрудник берет другие задачи, чтобы не простаивать.  

Бизнес выкупает часы ИТ-специалиста или команды у компании-аутстаффера: он платит фиксированную цену в месяц или за выработанные часы команды или сотрудника.  

Клиент сам формирует требования к продукту, составляет задачи, определяет приоритеты, назначается менеджера. Он от лица бизнеса общается с ИТ-специалистами и принимает работу. Деятельность по проекту ведется в клиентской системе управления проектами — Jira, YouTrack, Asana, Wrike.

Компания-аутстаффер занимается трудовыми и финансовыми вопросами. Также в её функции входят дополнение, усиление или замена специалиста или команды. 

Каким бывает аутстаффинг

Постоянным. Чтобы уменьшить штат: сотрудники работают всё той же компании, но официально числятся в другой организации.

Проектным. Когда бизнесу нужен аутстаффинг ИТ-специалистов под определенные задачи — новый продукт или фича. 

Нужным для выполнения одного определенного проекта или задачи. Когда проект заканчивается, аутстаффер подбирает для сотрудников новый проект.

Когда бизнесу нужен ИТ-аутстаффинг

• Если в компании нет специалиста с релевантным опытом и экспертизой. 
• Специалист есть, но он заболел или не обладает должными компетенциями. А проект нужно запустить в короткие сроки.
• Если нужно ускорить сроки разработки, чтобы вовремя вывести продукт на рынок или улучшить показатели.
• Накопился технический долг, который давит на команду. 
• Нужно нанять сотрудников, которых сложно оформить. Например, зарубежных специалистов. Аутстаффер сам решит вопросы с документами и оформлением.
• Нужно сократить издержки на персонал. Используя аутстаффинг, бизнес экономит на специалистах, зарплатах бухгалтерии и отделе кадров. Сотрудникам, нанятым по аутстаффу, не нужно выплачивать страховки и выходные пособия. 
• Нужно освободить время ключевых сотрудников компании для работы на стратегических задачах и сосредоточиться на развитии основного бизнеса.
• Если персонал нужен на несколько месяцев для реализации определенной задачи или под конкретный проект.
• Бизнес долго не может найти специалиста. Например, разработчика с редким стеком технологий. 

Минусы ИТ-аутстаффинга

Основной минус — риски сотрудничества с недобросовестной организацией-аутстаффером.

Подрядчик может не исполнять или исполнять не в полной мере свои обязанности, внезапно повысить тарифы или изменить условия договора.
Сотрудники аутстаффера могут выгорать, если получают неинтересные проекты и задачи или недостаточную финансовую мотивацию. Заказчик не может влиять на эти факторы.

Аутстаффер не отвечает за итоговый результат — вся ответственность по проекту на стороне заказчика.Могут возникнуть проблемы с настройкой процессов и коммуникацией с аустафф-персоналом. Бизнесу нужно будет выделять ресурса на онбординг, постановку задач и контроль их выполнения.

Плюсы ИТ-аутстаффинга

Не нужно отвечать за отбор, обучение и мотивацию персонала — всё это сокращает издержки бизнеса. Также не придется выплачивать пенсионные отчисления и остальные «трудовые» налоги.

Компания берет столько сотрудников, сколько ей необходимо для выполнения текущих задач. Люди не сидят просто так, если работы мало. Они не перегружены, если работы слишком много. Не нужно постоянно нанимать или увольнять людей из штата. Если кто-то не подходит, ему оперативно и бесплатно подбирают замену.

Можно привлекать ИТ-специалистов высокого уровня или с редкими компетенциями. Брать в аутстафф такого сотрудника проще и дешевле, чем самостоятельно искать на рынке или повышать квалификацию у уже нанятых людей.

Возможность масштабироваться максимально быстро и качественно. Бизнес выбирает готового специалиста или целую команду, которая сразу же готова подключиться к его проекту и отключиться в тот момент, когда проект завершен. 

Всегда есть под рукой специалисты различного профиля, которых можно оперативно менять в зависимости от задач.

Специалист на аутстаффе погружается в процессы и атмосферу клиента почти так же сильно, как его собственный сотрудник — с принятием всех требований к методике работы, корпоративной культуры и рабочему графику.

В чем разница между аутстаффингом и аутсорсингом

По модели аутстафф банк берет ИТ-команду в аренду, чтобы запустить финансовое приложение для подростков. Инхаус-команда онбордит аустафф-специалистов, ставит им задачи, контролирует их. Финансовые и трудовые вопросы решает компания-аутстаффер.

При аутсорсе банк отдает подрядчику, например, digital агентству, задачу по разработке приложения. Бизнес не взаимодействует с конкретными разработчиками, не налаживает процессы, не ставит задачи. Банк только принимает результат и оплачивает работу агентства — фиксированную или почасовую ставку.

Другими словами, если банку для создания приложения нужны конкретные люди с определенным стеком, ему проще взять на аутстафф уже готовых специалистов. Аутстаффер выступает теплицей кадров — он отвечает за отбор, обучение и мотивацию персонала.

Если же у клиента нет минимальных технических компетенций, нет ресурса на онбординг, постановку задач и контроль выполнения, нет своей инхаус-команды и желания в это все погружаться, ему легче будет отдать кусок работы на аутсорс. Менеджмент остается на стороне подрядчика, а заказчик будет только оценивать результат, не переживая о том, что происходит внутри задачи. 

Что можно включить в гайд:

• доступы;
• структуры команды и информация, по каким вопросам к кому обращаться;
• бэклог задач с приоритетами;
• техническое задание на разработку;
• правила коммуникации: рабочие чаты, почта, Google-календарь, таск-трекер, форма отчетов, принятые точки контроля — еженедельные созвоны;
• дорожная карта проекта с описанием результатов по каждому этапу и сроками. 

Всё это важно донести на начальных этапах сотрудничества, чтобы синхронизироваться в ожиданиях. 

Резюме

Аутстаффинг — метод управления персоналом, который позволяет на время привлекать нужных сотрудников и нанимать их у специального агентства. Эту схему для работы с частью сотрудников используют разные компании — от Сбера и Яндекса до небольших стартапов. 

В основном аутстаффинг используют в случаях, когда компания, масштабируется, сокращает издержки на персонал, планирует сосредоточиться на основном бизнесе, хочет найти редкого специалиста.