Для чего нужно автоматизировать бизнес-процессы

Когда бизнес растет, становится больше:

• заявок и заказов, которые нужно обработать; 
• счетов, которые нужно выставить клиентам и подрядчикам; 
• отчетов, которые нужно собрать.

Сотрудники начинают дольше обрабатывать заявки, забывают отвечать на письма, на отчеты уходят часы ручной работы, появляются недовольные клиенты. Продолжать бизнесу расти, а сотрудникам не погрязнуть в рутине поможет автоматизация бизнес-процессов. 

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это превращение рутинных задач, которые сотрудники делают руками, в задачи, о которых беспокоятся сервисы. Так, без автоматизации, каждую заявку или заказ они вручную заносят в google-таблицы, а с автоматизацией — заявки передаются в таблицы или CRM автоматически. Автоматизация помогает сразу в нескольких аспектах.

Экономить время

Распределять задачи между сотрудниками и отделами, отправлять прайсы, собирать отчеты по рекламным кампаниям — задачи, которые отнимают не один час. Автоматизация таких процессов освобождает время сотрудников на решение более важных задач, которые приносят прибыль. 

Сокращать ошибки 

Самые внимательные сотрудники могут потерять заявку, забыть ответить на письмо, ошибиться при оформлении документов, отправке заказа или составлении большого отчета. Особенно когда задач много. Это приводит к претензиям клиентов и репутационным потерям. Автоматизация помогает собирать все данные в одном месте без ручной работы и риска ошибиться.

Zapier выяснил, что 65% работников умственного труда испытывают меньше стресса на работе, потому что они автоматизируют ручные задачи. Так что автоматизация — еще повод позаботиться о своих сотрудниках.

Расти бизнесу

Рабочее время сотрудников — важный ресурс. Автоматизация бизнес-процессов компании позволяет освободить их время и распределить его на более сложные или креативные задачи. В итоге сотрудники успевают сделать больше за рабочие часы, не нужно набирать новых людей в штат, расходы сокращаются, а прибыль растет.

В том же исследовании Zapier, 88% малых и средних предприятий сказали, что автоматизация позволяет им конкурировать с более крупными компаниями, позволяя им двигаться быстрее, быстрее закрывать потенциальных клиентов, тратить меньше времени на рутинную работу, сокращать количество ошибок и предлагать лучшее обслуживание клиентов.

Делать процессы прозрачными

Если автоматизация бизнес-процессов организации настроена правильно, то она делает проще взаимодействие между отделами, помогает сотрудникам следовать процессу и не пропускать важные этапы. Все в компании могут посмотреть, что происходит с задачей, а руководителям не нужно постоянно контролировать выполнение работы сотрудников. 

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать

Можно автоматизировать любые процессы, которые повторяются каждый день:

• передавать в CRM заявки и лиды с сайта, рекламы, из чат-ботов, квизов и мессенджеров; 
• назначать заявки менеджерам; 
• напоминать о звонках, встречах и вносить их в календари; 
• формировать счета и документы; 
• актуализировать, какие товары есть на складе; 
• рассчитывать зарплату и отпускные и т.д.
  

Может быть сложно автоматизировать процессы, которые требуют творческого подхода, анализа данных и общения с людьми: консультация клиентов, проведение собеседований, оценка проектов на разработку. Но всегда можно автоматизировать хотя бы часть: чат-боты, которые принимают заявки и отправляют полезные материалы, первичная проверка ключевых навыков в резюме и готовые вилки цен на стандартные MVP. 

Какие инструменты использовать для автоматизации. Примеры

Системы управления маркетингом и продажами

К CRM относятся: amoCRM, Битрикс24, RetailCRM. Они позволяют: 

• работать с лидами и заявками; 
• собирать информацию о клиентах и взаимодействии с ними; 
• быстро создавать отчеты и счета; 
• отслеживать статусы заказов; 
• актуализировать данные об остатках на складах; 
• анализировать на каком этапе воронки больше всего отказов.
  

Сервисы для управления проектами

Пример сервисов: Jira, Planfix, ClikUp. Эти инструменты помогают ставить и распределять задачи между сотрудниками, контролировать сроки и распределять нагрузку.

Решения для direct-маркетинга

Сервисы вроде MindBox, UniSender, NotiSend позволяют отправлять клиентам емейл, смс, пуш-сообщения с деталями заказа, данными для входа в личный кабинет и новостями компании.

При выборе системы для автоматизации бизнеса компании, важно проверить, что у нее есть нужные функции, готовые интеграции с другими сервисами или возможность их настроить. Здорово, если интерфейс системы простой, чтобы сотрудники могли быстро в нем разобраться.

Часто новые процессы и инструменты приживаются непросто и принимаются сотрудниками в штыки, ведь они привыкли работать по другому. Когда вы решите автоматизировать бизнес-процессы, определите, как будете оценивать эффективность: по росту продаж, снижению ошибок в документах или уменьшению времени работы над задачами. Это поможет проанализировать эффективность внедрения в цифрах, а не по ощущениям сотрудников.

В какой бы сфере ни работала компания, у нее есть процессы, которые можно оптимизировать за счет автоматизации. Это поможет бизнесу увеличить обороты и сэкономить на оплате труда.